Оценка, построение и оптимизация бизнес-процессов

СОДЕРЖАНИЕ ПРОГРАММЫ

Часть 1.1. Знакомство с группой. Правила работы и общения на встречах. Разговор об ожиданиях слушателей. Проблематика и системные причины неудачных попыток разработать и внедрить самостоятельно совершенствуемые процессы в организациях. Примеры из практики слушателей. Понятие задачи как объекта управления. Базовые характеристики и параметры задач, их взаимосвязанность. Типология задач, критерии отделения задач проектного типа от всех других в целях подбора оптимальных подходов к управлению ими. От функций – к процессам. Использование системного подхода и формирования процессного управления как отдельной дисциплины менеджмента. Примеры из практики. Ответы на вопросы.

Часть 1.2. Термины и определения процессного подхода. Элементы процесса. Характеристики любого процесса. Типология процессов. Ориентация процессной модели организации на достижение стратегических целей. Уровни декомпозиции и описания процессов. Системное структурирование и описание процесса для его одинакового понимания всеми участниками. Как «продать» собственнику/руководству процессный подход к управлению? Организация проекта по выявлению и описанию процессов и формированию процессной модели организации. Цель, задачи, критерии успеха такого проекта, варианты его дальнейшего развития. Примеры из практики. Ответы на вопросы.

Часть 2.1. Организационные аспекты работы с процессами. Типы организационных структур. Уровни организационной структуры. Связь процессной модели и организационной структуры. Специализированные элементы орг. структуры, поддерживающие работу с процессами. Комитет по изменениям – полномочия, состав, типовая повестка, периодичность проведения. Положение о Комитете по изменениям. Процессный Офис – структура, позиционирование в Компании, ответственность, полномочия. Положение о Процессном Офисе. Прочие задействованные подразделения, их состав, степень участия. Образцы документов. Примеры из практики. Ответы на вопросы.

Часть 2.2. Функционально-ролевая модель процессной деятельности – описание ключевых ролей, участвующих в работе с процессами. Рекомендации к назначению этих ролей сотрудникам. Кто такой процессный аналитик. Правила, подходы, рекомендации по определению и назначению Владельца процесса. Каскадирование распределения ответственности и полномочий ролевой модели по уровням организационной структуры. Примеры из практики. Ответы на вопросы.

Часть 3.1. Методология работы с процессами в организации. Сравнительный аналитический обзор основных методологических подходов к работе с процессами. Структура, состав, содержание стандартной корпоративной системы управления процессами. Нормативные документы процессной работы, их структура и содержание: Политика. Регламент работы с процессами. Соглашение о моделировании процессов. Понятие модели процесса. Образцы документов. Примеры из практики. Ответы на вопросы.

Часть 3.2. Начинаем описывать процессы. Полнота или скорость описания – что важнее? Общий алгоритм описания. Идентификация процессов. Источники данных о процессах организации. Предварительный аудит – организация работы и оформление результатов. Какие документы нужно запросить и собрать для анализа, как их анализировать? Алгоритм первичного сбора данных – методы и инструменты на каждой стадии. Форматы анкет и опросных листов. Планирование и организация анкетирования и интервью. Рекомендации по формированию списка интервьюируемых. Скрипты интервью. Оформление результатов интервью. Анализ полученных данных. Примеры из практики. Ответы на вопросы.

Часть 4.1. Данные собраны – начинаем их обрабатывать. Определение границ процессов. Определение процессов верхнего уровня. Определение смежных, последовательных и параллельных процессов. Принципы и инструменты декомпозиции процессов. Уровни процессов. Необходимость и достаточность декомпозиции. Первичная привязка процессов к элементам организационной структуры и критерии определения Владельца процесса. Процессы функциональных подразделений. Понятие сквозного кроссфункционального процесса. Формирование верхнеуровневой графической модели процессного ландшафта организации. Формирование первой версии каталога процессов. Формат каталога процессов, рекомендации по заполнению. Превращаем каталог процессов в план проекта их описания, оптимизации, регламентации. Рекомендации по расстановке приоритетов и назначению ответственных. Примеры из практики. Ответы на вопросы.

Часть 4.2. Разработка графических моделей процессов. Сравнительный анализ методологий моделирования: IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling), DFD (Data Flow Diagrams), ARIS (Architecture of Integrated Information Systems), eEPC (Extended Event Driven Process Chain), BPMN (Business Process Model and Notation). Выбор нотации для использования в проекте. Правила графического моделирования. Объект описания и его атрибутная модель. Атрибуты событий, функций, процессов, операций, документов, элементов орг. структуры. События, действия, триггеры, таймеры. Отражение движения материальных и нематериальных объектов в процессе. Группировка объектов. Статусы и состояния объектов. Графическое описание субъектной модели процесса: роли, должности, организации, подразделения, локации. Связи, коннекторы. Развилки и условия. Примеры из практики. Ответы на вопросы.

Часть 5.1. Связывание декомпозированных моделей процессов в целостную непротиворечивую процессную модель организации. Реестры входов и выходов процессов. Реестры используемых ТМЦ, инструментов, документов. Определение смежности и взаимного влияния. Выделение кроссфункциональных процессов. Согласование результатов моделирования процессов по состоянию «как есть сейчас» с менеджментом организации, владельцами, ключевыми участниками процессов. Привлечение владельцев смежных процессов. Сценарии защит. Примеры из практики. Ответы на вопросы.

Часть 5.2. Какие параметры и показатели процессов потребуется определить и измерить их значения? Кто этим займется? Типология процессных показателей. Замеры и определение нормативных значений и допусков. Ценность и затраты – взгляд на деятельность организации через призму этих характеристик. Показатели результативности, эффективности и качества выполнения задач. Параметры продуктов и результатов деятельности. Привязка процессных показателей к стратегическим целям и задачам, формирование целевых значений. Паспорта показателей процессов. Корпоративная Книга показателей и ее использование при разработке систем стимулирования и вознаграждения сотрудников. Паспорта показателей структурных подразделений. Паспорта показателей должностей. Шаблоны и форматы. Примеры из практики. Ответы на вопросы.

Часть 6.1. Все описали – начинаем анализировать. Инструменты анализа целесообразности, результативности, эффективности процессов и работы подразделений. Узкие места, ограничения, барьеры. Зоны безответственности. Понятие риска применительно к процессу. Идентификация рисков – подходы, инструменты, методы. Источники рисков – откуда риски могут возникнуть? Причины рисков – почему они могут возникнуть? Что такое триггер (индикатор) риска. Типичные ошибки при идентификации рисков. Реестр процессных рисков – структура, правила и алгоритм формирования. Определение и учет взаимного влияния рисков. Классификация и ранжирование рисков в реестре – рекомендации по выполнению, разбор типичных ошибок этого шага. Локация рисков и проблем на уровне элементов организационной структуры. Определение ответственных владельцев рисков – правила и инструменты. Шаблоны и форматы документов. Примеры из практики. Ответы на вопросы.

Часть 6.2. Оптимизируем процессы и организационную структуру по итогам анализа. Варианты оптимизации процессов и орг. структуры – сравнительный обзор. Прогнозирование и оценка потенциальных прямых и косвенных эффектов от оптимизации. Моделирование процессов «как должно быть». Разработка контрольных процедур, назначение контролеров, формирование Матриц рисков и контрольных процедур по процессам. Формат предложения по оптимизации процесса и/или организационной структуры. Сценарий защиты предложений по оптимизации. Обязательные и рекомендуемые участники обсуждения. Как правильно и как неправильно утверждать оптимизированные процессы к внедрению. Регламентация оптимизированных процессов. Описание оптимизированных элементов орг. структуры. Структура и содержание, форматы и шаблоны Политик, Регламентов, Положений о подразделениях, Должностных инструкций, Технологических и операционных карт, Паспортов KPI. Алгоритмы и правила их разработки, согласования и утверждения. Примеры из практики. Ответы на вопросы.